"KEPENTINGAN KEMAHIRAN INSANIAH (SOFT SKILLS) KEPADA SETIAUSAHA ALAF 21"
“KEPENTINGAN KEMAHIRAN INSANIAH (SOFT SKILLS)
KEPADA SETIAUSAHA ALAF 21”
PENGENALAN
Menurut Norazila Mat, Muhammad Syaqif Noordin,
et al (2017) kemahiran insaniah pada pandangan beberapa sarjana juga disebut
sebagai people skills, soft skills dan emotional intelligence. Kesemuanya
membawa maksud yang serupa, iaitu kebolehan seseorang menguasai kemahiran dalam
membina hubungan dengan diri sendiri dan membina hubungan dengan persekitaran,
khususnya melalui aktiviti komunikasi.
Kemahiran insaniah amat
penting kepada pelajar kerana kemahiran ini memberikan nilai tambah dalam
pencapaian pelajar secara keseluruhan. Kebanyakan organisasi memerlukan pekerja
yang mempunyai kemahiran insaniah yang cemerlang untuk bekerja di syarikat
mereka. Oleh itu, mahasiswa perlu membentuk kemahiran insaniah mereka dari
universiti lagi supaya dengan kemahiran ini mereka akan mudah menyesuaikan diri
dengan pekerjaan apabila mereka sudah menamatkan pengajian kelak. Kebanyakan
mahasiswa sukar mendapat pekerjaan setelah tamat pengajian kerana mereka lemah
dalam kemahiran insaniah walaupun mempunyai pencapaian akademik yang baik.
Elemen kemahiran insaniah yang
perlu ada kepada seseorang individu adalah unsur-unsur yang ada dalam kemahiran
intrapersonal dan kemahiran interpersonal, seperti kebolehan berkomunikasi,
penampilan diri, keyakinan diri, konsep diri, kerja berpasukan, kefasihan
berbahasa sama ada menggunakan Bahasa Melayu atau Inggeris, kebijaksanaan
menjaga perhubungan dengan orang lain, kebijaksanaan menyesuaikan diri mengikut
keadaan semasa, khususnya dalam menghadapi situasi budaya masyarakat berbilang
kaum dan agama di Malaysia, kebolehan menggunakan kata panggilan yang betul dan
sopan dalam komunikasi, kebolehan mengawal emosi dan menguruskan tekanan, kebolehan
menangani dan menyelesaikan masalah dan akhir sekali kemahiran memotivasikan
diri.
BADAN LAPORAN PENULISAN
ELEMEN KEMAHIRAN INSANIAH
SETIAUSAHA
Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) telah mewujudkan elemen-elemen kemahiran
insaniah yang perlu diterapkan di peringkat Institusi Peringkat Tinggi
bagi melahirkan individu yang mahir, kompeten dan berwibawa. Setiausaha
haruslah mempunyai kemahiran insaniah yang mantap dan tepat.
Antara kemahiran insaniah
yang diperlukan bagi seorang setiausaha adalah kemahiran berkomunikasi.
Komunikasi dapat ditakrifkan sebagai satu proses bertukar dan pemindahan
maklumat sama ada secara langsung atau tidak langsung. Komunikasi yang baik
dapat menyampaikan maklumat dengan berkesan dan baik serta diyakini. Komunikasi
yang tidak baik pula dapat mewujudkan salah faham dan pandangan negatif dalam
menyampaikan maklumat dan boleh dianggap maklumat itu palsu dan tidak benar.
Antara kemahiran komunikasi adalah mendengar dengan teliti dan fokus, menyampaikan
maklumat dengan jelas dan baik, respon yang baik dan body
language yang sesuai digunakan. Situasi yang dapat dikaitkan dengan
kemahiran komunikasi seorang setiausaha adalah seperti mesyuarat, perbincangan
bersama majikan dan hubungan dengan individu yang berhubung dengan organisasi
setiausaha.
Selain itu, pemikiran
kritis dan menyelesaikan masalah turut dititkberatkan kepada seorang
setiausaha. Pemikiran kritis (critical thinking) adalah kemahiran atau
kebolehan menilai kemunasabahan idea. Contoh kemahiran berfikir secara kritis
dalam bidang kesetiausahaan adalah seperti keupayaan dalam mencirikan,
kemahiran membanding dan membezakan, kemahiran mengumpul dan mengelaskan
maklumat dan kemahiran dalam menganalisis maklumat. Dengan kemahiran tersebut,
graduan bidang setiausaha mempunyai sifat pemikiran kritis yang dapat membantu
mereka menyelesaikan masalah dengan mewujudkan penyelesaian atau alternatif
lain untuk menyempurnakan tugasan. Contoh situasi adalah setiausaha dapat
mengisih dokumen berdasarkan tahap keutamaan dokumen.
Seterusnya, moral dan
etika profesional bagi setiausaha. Etika profesional merujuk kepada etika yang
ditampilkan dalam sesuatu profesion. Etika profesional dapat ditakrifkan
sebagai satu panduan dan tatacara meningkatkan disiplin dan kualiti dengan
memberi fokus terhadap semua aspek peraturan dan peradaban serta tingkah laku
graduan. Setiausaha haruslah menunjukkan etika profesional yang baik dalam
dunia pekerjaannya supaya dapat memberikan penampilan dan kualiti seorang
setiausaha yang profesional seperti menyelesaikan tugas dan membuat
tindakannya. Dengan adanya moral dan etika profesional bagi seorang setiausaha,
konflik yang mampu mengganggu kelancaran dalam pengurusan pejabat seperti
hubungan yang tidak memuaskan antara kakitangan dalam pejabat dapat dielakkan.
Setiausaha perlulah memiliki satu set peraturan tingkah laku bagi mengawal diri
dalam membuat setiap tindakan semasa bekerja di pejabat.
Akhir sekali, pembelajaran
berterusan dan pengurusan maklumat. Pembelajaran berterusan ini amat bermanfaat
bagi setiap graduan. Graduan dilatih memperkembangkan dan meningkatkan potensi
mahupun produktiviti masing-masing dengan meluaskan ilmu pengetahuan melalui
pengalaman, penerokaan ilmu atau penghayatan nilai murni tidak dibatasi usia.
Dengan itu, hasil yang dikeluarkan adalah bersifat lebih baik dan peningkatan
yang positif mampu meningkatkan tahap produktiviti dan mengamalkan sikap
penambahbaikan dan peningkatan sesebuah organisasi. Pengurusan maklumat pula
merujuk kepada pengumpulan, penerimaan dan penganalisian maklumat yang ada.
Pengurusan maklumat yang baik dapat memberikan graduan keputusan yang
diperlukan dan solusi yang terbaik bagi permasalahan ini. Dalam kesetiausahaan,
pembelajaran berterusan dan pengurusan maklumat ini amatlah bermanfaat kerana
kemahiran ini dapat membantu setiausaha tersebut dalam menyelesaikan masalah
dan meningkatkan prestasi kerja dalam pejabat, Ini sekaligus boleh meningkatkan
produktiviti organisasi.
CADANGAN
Setiap graduan dalam bidang setiausaha haruslah
dibekalkan dengan kemahiran insaniah yang lengkap. Sebelum menjejakkan langkah
ke alam pekerjaan, graduan haruslah mempersiapkan diri dengan kemahiran
insaniah ataupun boleh digelarkan sebagai employability skills melalui
pengalaman di peringkat pengajian. Institusi pengajian memainkan peranan yang
besar dalam memantapkan melahirkan modal insan yang berkemahiran, berkebolehan
dan berdaya saing.
Antara
cadangan bagi menerapkan dan meningkatkan kemahiran insaniah adalah aktiviti
kokurikulum. Kokurikulum membantu memupuk kepentingan sahsiah dalam kalangan
pelajar. Kegiatan kokurikulum yang dilakukan dalam persatuan yang diwujudkan di
institusi membuka mata dan memberi peluang kepada pelajar untuk mengukuh,
menambah dan mengamalkan kemahiran-kemahiran selain daripada teori. Kegiatan
kokurikulum ini melibatkan aktiviti yang menggunakan kemahiran komunikasi,
kepimpinan, kemahiran menyelesaian masalah dan penampilan profesionalisme
seperti disiplin diri dan tingkah laku. Contoh aktiviti adalah treasure
hunt, spelling bee, dan pertandingan sukan. Dengan aktiviti ini, bukan
sahaja ilmu dapat dikembangakan, elemen kemahiran sahsiah turut dapat
diperlihatkan perkembangannya dalam diri peserta dimulakan dengan penyertaan
pelajar dalam aktiviti yang dianjurkan itu. Oleh itu, ia merupakan
tanggungjawab bagi setiap institusi pengajian untuk mewujudkan aktiviti
kokurikulum dan menyarankan pelajarnya menyertai aktiviti yang dianjurkan.
Selain
itu, disiplin juga memainkan peranan dalam pemantapan kemahiran insaniah.
Disiplin diwujudkan sebagai satu latihan pemikiran kepada pelajar agar dapat
mengawal diri sendiri dan mempunyai tatatertib. Disiplin adalah satu peraturan
yang ditetapkan untuk melatih seseorang bertingkah laku dengan baik. Pihak
institusi haruslah tidak mengambil remeh kesan disiplin terhadap seseorang
pelajar. Kemahiran insaniah seperti etika profesional dapat diterapkan melalui
pendisiplinan. Disiplin membantu pelajar mengamalkan nilai-nilai murni dan
melahirkan keterampilan diri yang tinggi.
Akhir
sekali, jawatan dalam institusi. Jawatan yang ditubuhkan seperti Pembimbing
Rakan Sebaya (PRS), Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) dan pengawas turut membuka
peluang kepada pelajar untuk melibatkan diri dengan aktiviti pertubuhan
tersebut. Pertubuhan ini sedikit sebanyak memberikan pengalaman kepada
pelajarnya dalam menguruskan satu pengurusan seperti mengurus tugasan mahupun
ahlinya. Unit berjawatan ini haruslah memainkan peranan dalam menyediakan
latihan mahupun aktiviti kepada ahlinya agar dapat mencapai misi dan visi
pertubuhan tersebut.
Kesimpulannya,
Institusi pengajian memainkan peranan yang besar dalam memastikan ruang bagi
memperkembangkan dan menceburi potensi pelajar diperluaskan. Dengan peluang
yang ada, graduan dalam bidang kesetiausahaan dapat merebut peluang
melibatkan diri justeru mempraktikkan kemahiran insaniah yang diterapkan ke
alam pekerjaan di masa akan datang.
RUJUKAN
1. https://anisahinformationskill.blogspot.com/2022/09/pengenalan-menurut-norazilamat-muhammad.html
2.
Mat, N., Noordin, M. S., &
Abdullah, N. A. (2017). Pembentukan Kemahiran Insaniah Pelajar Melalui Badan
Beruniform Di Universiti Kebangsaan Malaysia. Jurnal Personalia Pelajar, 20 (1).
Comments
Post a Comment